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Schneller Inhalte und Präsentationen in PowerPoint aufbauen

Die meisten unerfahrenen Nutzer legen fleißig einzelne Folien an und gehen dann von Platzhalter zu Platzhalter um ihren Inhalt einzufügen. Das kann man so machen, muss aber man nicht und vor allem gibt es deutlich zeitsparendere Möglichkeiten.

2 Möglichkeiten, schneller Inhalte für eine Präsentation zu erstellen:

  • Inhalte erfassen über Gliederungsansicht
  • Inhalte importieren über Word

Schauen wir uns erst die Möglichkeit an, wie man Inhalt über Word importiert und warum dies schneller ist als die weiterverbreitet Möglichkeit des direkten Eintippens.

Aus Gliederung von Word Folien in PowerPoint automatisch erstellen lassen

Sehr oft hat man in Word bereits einen fertigen Text, der die Präsentation bereits gut wiederspiegelt. Aber selbst wenn das nicht der Fall ist, hat es Vorteile, in Word den Text schnell für die Präsentation zu erfassen und dann einfach zu importieren.

Vorteile von in Word erfassten Text für PowerPoint-Import:

  • aus Überschriften werden neue Folien
  • Aufzählungen auf Folie kommen aus Word

Starten Sie einfach Microsoft Word. Jetzt erstellen wir ein Dokument:

Text durch Formatvorlagen gegliedert
Text durch Formatvorlagen gegliedert

Der komplette Text in Word (mit Ausnahme von dem Bild) wurde am Stück heruntergeschrieben, ohne einmal zur Maus greifen zu müssen.

Die Überschriften erhalten wir über Tastenkombinationen:

  • die Hauptüberschrift durch ALT + 1
  • eine Unterüberschrift durch ALT + 2

Man sieht in Word auch den Navigationsbereich. Anhand von diesem können Bereiche auch schnell verschoben werden!

Wir brauchen in Word die Gliederungsansicht (zu finden unter Ansicht -> Gliederung)

Gliederung in Word für PowerPoint Import
Gliederung in Word für PowerPoint Import

Die Hauptüberschriften zu „Ebene 1“ machen. Beim Import werden hieraus die Folientitel

Alles, was wir zur „Ebene 2“ machen wird beim Import zum Aufzählungspunkt auf einer Folie.

Gliederung Word mit Ebene 1 und 2 für PowerPoint-Import Folientitel und Aufzählungspunkte
Gliederung Word mit Ebene 1 und 2 für PowerPoint-Import Folientitel und Aufzählungspunkte

Man sieht die Ebenen einerseits oben, wenn man in den Text von Word klickt oder anhand der umkreisten Plus- und Minuszeichen, dass es sich hier in der Gliederung um Ebene 1 bzw. Ebene 2 handelt.

Am Ende das Word-Dokument speichern und unbedingt schließen, sonst ist kein Import möglich.

Zurück zu PowerPoint

In PowerPoint über den Reiter „Start“ bei einer leeren Präsentation unter „Neuer Folie“ den Punkt „Folien aus Gliederung…“ auswählen.

Menüpunkt Folien aus Gliederung auswählen
Menüpunkt Folien aus Gliederung auswählen

Und nun erstellt PowerPoint unsere Präsentation anhand der importierten Word-Gliederung und wir erhalten in PowerPoint automatisch die entsprechende Anzahl an Folien mitsamt den Aufzählungspunkten.

erstellte Folien aus der importierten Word-Gliederung
erstellte Folien aus der importierten Word-Gliederung

Mehr Übersicht über Inhalte von PowerPoint-Präsentationen über die Gliederungsansicht

Als sehr viel Übersichtlicher hat sich in PowerPoint die Gliederungsansicht herausgestellt, die im nächsten Kapitel vorgestellt wird. Wenn wir die zuvor importierten Folien in der Gliederungsansicht anzeigen lassen (links die kleinen Vorschaubilder verschwinden und wir bekommen die Inhalte der Folien als Text dort angezeigt), bekommen wir schnell einen Überblick:

mehr Überblick durch Textvorschau auf der linken Seite
mehr Überblick durch Textvorschau auf der linken Seite

Das Besondere ist, wir können direkt in der Gliederungsansicht Inhalt erfassen! Da wir sehr viel über die Gliederungsansicht in PowerPoint „anstellen“ können, hat dieses Thema ein eigenes Kapitel verdient. Bitte das folgende Kapitel unbedingt lesen – da diese Möglichkeiten bei vielen PowerPoint-Nutzern unbekannt sind.

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