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Mit Tabellen in PowerPoint arbeiten

Tabellen können in PowerPoint sehr einfach erstellt werden. Dabei lassen sich die meisten Nutzer von diesem einfachen erstellen täuschen und erschlagen die Zuschauer mit einer großen Menge an Zahlen. Aber schauen wir uns erst einmal an, wie man grundsätzlich Tabellen in PowerPoint erstellt.

Offensichtlich sind Tabellen direkt das drittwichtigste Element für Präsentationen. In der Standardfolie kann man als erste Aufzählungen, dann Mengentext und mit dem ersten Icon Tabellen erstellen.

Icon zum Tabellen einfügen in Folie
Icon zum Tabellen einfügen in Folie
erstes Icon ist zum Einfügen von Tabellen in eine Folie
erstes Icon ist zum Einfügen von Tabellen in eine Folie

Klickt man das Icon für die Tabellen an, wird man als erste nach der Spaltenanzahl und der Zeilenanzahl gefragt:

Anzahl Spalten und Zeilen für Tabelle festlegen
Anzahl Spalten und Zeilen für Tabelle festlegen

Über die Spaltenanzahl sollte man sich kurz Gedanken machen, wie viele man wirklich benötigt. Die Zeilen können später problemlos mit einem drücken der TAB-Taste erweitert werden.

Nachdem wir nun unsere Tabelle eingefügt haben, können wir schon zum Ausfüllen übergehen:

Tabelle ausfüllen
Tabelle ausfüllen

Von Zelle zu Zelle kommt man am einfachsten mit der TAB-Taste. Am Ende der Zeile wird automatisch eine neue Zeile angelegt, wenn man nochmals die TAB-Taste drückt.

Einträge in Tabelle – noch nicht besonders hübsch
Einträge in Tabelle – noch nicht besonders hübsch

Schaut man sich die Tabelle an, fallen mehrere Probleme auf:

  • Die Tabelle ist mit der Anzahl der Zahlen fast schon am Limit
  • Die genutzte Höhe könnte mehr sein, wie haben sehr viel freie Fläche unterhalb der Tabelle
  • Die Zahlen dürften rechts ausgerichtet sein, dann wäre die Größe besser abschätzbar (4- vs 5-stellig).
  • Die Beschriftungen in der ersten Spalte dürften deutlich sein

Nehmen wir uns der Probleme an:

Tabellenhöhe ändern

Wir können über den Reiter Layout, der erscheint, wenn wir die Tabelle angeklickt haben die Höhe der Zeilen einstellen:

  • Entweder über Zellengröße
  • oder über Tabellengröße, wenn es sich auf die ganze Tabelle beziehen soll

Wir wollen die ganze Tabelle vergrößern.

Höhe der Tabellenzeilen festlegen
Höhe der Tabellenzeilen festlegen

Bei einer Höhe von 10 Zentimeter haben wir eine schöne Höhe für unser Vorhaben erreicht.

Was jetzt auffällt: die Texte kleben links oben. Das sieht weder schön aus noch ist es hilfreich. Jetzt können wir über Ausrichten die Zellen mittig platzieren. Wichtig ist aber, dass alle Zellen ausgewählt werden, für die wir das erreichen möchten. In unserem Fall alle, sprich erst ein Klick in die Tabelle und dann das Tastaturkürzel STRG + A verwenden ist die schnellste Möglichkeit.

Text in der Mitte der Tabellenzeilen ausrichten
Text in der Mitte der Tabellenzeilen ausrichten

Wir wollen unsere Spalten mit den Zahlen rechtsbündig. Also wählen wir nur diese Spalten aus. Mit der Maus knapp oberhalb der Tabelle ändert sich der Mauszeiger in einen Pfeil nach unten. Nun Maustaste klicken und gedrückt halten und die Spalten überfahren, die benötigt werden:

markieren bestimmter Bereiche über Maus
markieren bestimmter Bereiche über Maus

Und jetzt können wir diese Spalten links ausrichten:

Text rechts ausrichten
Text rechts ausrichten

Wer nicht lange im Menü suchen mag – das Tastaturkürzel für rechts ausrichten ist STRG + r (für rechts) und STRG + L (kleines L für Links).

Text rechts ausrichten
Text rechts ausrichten

Jetzt hängen unser Zahlen extrem weit rechts. Das sieht natürlich nach nichts aus. Also benötigen wir am Rand abstand:

Text nicht ganz zu soweit rechts ausrichten
Text nicht ganz zu soweit rechts ausrichten

Wir können die Seitenränder definieren – und das sehr gezielt über „Benutzerdefinierte Seitenränder…“

Innenrand von Text in Tabelle festlegen
Innenrand von Text in Tabelle festlegen

Wir stellen für rechts „1 cm“ ein und begutachten das Aussehen über die „Vorschau“. Dann auf OK, wenn alles passt:

Innenrand von Text in Tabelle mit 1cm Abstand
Innenrand von Text in Tabelle mit 1cm Abstand

Was auffällt, ist dass durch die Hintergrundfarbe der Kopfzeile diese ein sehr hohes Gewicht bekommt (das dunkle Blau zieht den Blick auf sich). Daher ändern wir das.

Bauen Sie bitte folgendes Aussehen nach!

Tabellenkopf weniger Gewicht durch Farbwahl
Tabellenkopf weniger Gewicht durch Farbwahl

Die 2 kleinen Grafiken vorne sind nichts anderes wie eingefügte Piktogramme (die wir bereits aus einem vorherigen Kapitel kennen gelernt haben).

Wenn wir jetzt noch die Trennlinien bearbeiten, sieht es nicht mehr so stark nach einer Tabelle aus und die Wirkung wird deutlich freundlicher.

Durch mehr Abstand mehr Wirkung

Wenn wir die waagrechten Spaltenbegrenzungen entfernen und zwischen den horizontalen mehr Platz packen, dann wirkt die Tabelle luftiger und erschlägt nicht so.

Als erstes alles markieren (STRG + a)

Tabelle ohne Rahmenlinien
Tabelle ohne Rahmenlinien

Wir beseitigen als erstes alle Rahmen.

Jetzt stellen wir bei dem Bereich „Rahmenlinien zeichnen“ die Stiftfarbe auf „weiß“ und die Rahmenstärke aus 6 PT und wählen „Horizontale Rahmenlinien innen“

Farbe Tabellenrahmen
Farbe Tabellenrahmen
Horizontale Rahmenlinie innen festlegen
Horizontale Rahmenlinie innen festlegen

Und nun haben wir unsere fertige Tabelle:

festige designte Tabelle mit Wirkung
festige designte Tabelle mit Wirkung

Die Icon können auch nach der Beschriftung kommen und die Überschriften kann man mit weißem Hintergrund nutzen.

Tabellendesign mit Wirkung
Tabellendesign mit Wirkung

Und wer gerne den Vergleich haben möchte – mit dieser Tabelle sind wir gestartet:

ursprüngliches Design der Tabelle
ursprüngliches Design der Tabelle

Sollten die Spalten in der Tabelle ungleichmäßig sein

Wenn man versehentlich die Spalten unterschiedlich breit gezogen hat, kann man das sehr schnell reparieren. Die entsprechenden Spalten markieren und dann …

ungleichmäßig Tabellenspalten korrigieren
ungleichmäßig Tabellenspalten korrigieren

… dann über Layout die Zellengröße einstellen. Dadurch das wir mehrere markiert haben, bezieht sich diese Aktion dann auf alle markierten Spalten.

ungleichmäßig Tabellenspalten korrigiert
ungleichmäßig Tabellenspalten korrigiert

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