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Mit Präsentationen verreisen

Teilweise kann mit dem eigenen Computer präsentieren, teilweise geht das nicht. In beiden Fällen ist es sinnvoll (im zweiten natürlich zwingend notwendig) die Präsentation zu exportieren und auf dem Präsentationssystem dann komplett zur Verfügung zu haben.

Die Betonung liegt auf komplett. Beim Export einer Präsentation kann man schnell übersehen, dass man z.B. besondere Schriften in der Präsentation nutzt, die nicht auf jedem System verfügbar sind. Daher ist wichtig, dass man alles „mitnimmt“.

Exportieren findet sich im Menü „Datei“ rechts unter dem Punkt Exportieren:

Bildschirmpräsentation auf USB-Stick oder CD verpacken und exportieren
Bildschirmpräsentation auf USB-Stick oder CD verpacken und exportieren

Hier nennt sich der Punkt seit Tag und Jahr „Verpacken für CD“. Elemente verpackt man in ein Paket. In diesem „PowerPoint“-Paket werden Videos, Sounds und Schriftarten (sprich verknüpfte oder eingebettete Elemente) gepackt.

Bitte nicht irritieren lassen von dem Zielmedium „CD“. Das kann genauso ein USB-Stick oder eine gepackte Datei sein.

Nach anwählen von „Verpacken für CD“ erhält man das Fenster mit den Möglichkeiten, z.B. neben „Auf CD kopieren“ auch den Punkt „In Ordner kopieren“.

über In Ordner kopieren kann direkt auf USB-Stick exportiert werden
über In Ordner kopieren kann direkt auf USB-Stick exportiert werden

Wichtig ist der Punkt rechts mit „Optionen“.

Optionen für den Export
Optionen für den Export

Hier ist schon Standardmäßig das miteinpacken der „verknüpften Dateien“ (Videos, Sound) und „Eingebettete TrueType-Schriftarten“ angekreuzt.

Es kann das Paket mit einem Kennwort geschützt werden – muss aber nicht.

Interessanterweise gibt es den Punkt „Präsentation auf unpassende und private Informationen überprüfen“. Was sich da wohl immer dahinter verbirgt? Im Sinne des DSGV (Datenschutz Grundverordnung) macht so etwas ja Sinn, aber inwieweit das funktioniert kann ich nicht sagen.

Nach klick auf OK sind wir zurück beim vorherigen Fenster und wählen dort den Punkt „In Ordner kopieren“ aus. Somit können wir bequem unsere Präsentation auf einen USB-Stick kopieren.

Hier werden wir nach Ordnernamen und Speicherort gefragt:

In Ordner kopieren
In Ordner kopieren

Dann dauert es einen Moment

der Kopiervorgang kann einen Momente (oder 2) benötigen
der Kopiervorgang kann einen Momente (oder 2) benötigen

Und in unseren Ordner sind alle notwendigen Dateien enthalten (den Ordner können wir nun auf USB-Stick kopieren. Versenden per E-Mail könnte klappen, muss aber nicht. Dies ist abhängig von der kompletten Dateigröße

Dateien und Autorun über Export
Dateien und Autorun über Export

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