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PowerPoint - WICHTIGE Voreinstellungen

Seitenverhältnis 16:9 oder 4:3

16:9 oder 4:3 – das ist hier die Frage. Und diese Frage sollte man dringlichst vor Erstellen einer Präsentation klären. Warum? Das spätere Umstellen kann zu bösen Überraschungen führen und das man die bereits komplette Präsentation nochmals überarbeiten darf.

Diese Einstellung versteckt sich unter dem Reiter „Entwurf“ sehr weit rechts unter Anpassen -> Foliengröße:

Seitenverhältnis Bsp.1
Seitenverhältnis Bsp.1

Jetzt bleibt natürlich die Frage, wann verwendet man welche Einstellung?

Das ist abhängig, wo die Präsentation stattfindet – sprich welches Format der Beamer primär unterstützt. Viele älteren Beamer an Universitäten und Firmen, die sehr lichtstark sind, sind primär auf das Format 4:3 eingestellt.

Also vor der Erstellung der Präsentation klären!

Präsentation speichern

Erstens sollten Sie regelmäßig zur Sicherheit die Präsentation speichern. Ein Absturz des Betriebssystems kann immer vorkommen und ohne Sicherung ist der Ärger deutlich größer. Daher speichern. Zusätzlich kontrollieren, ob die automatische Sicherung aktiviert ist, damit wenigstens nur die letzten paar Minuten verloren sind.

Diese Einstellungen finden sich unter dem Reiter „Datei“. Dann klappt links ein Menü auf und dort ganz unten „Optionen“. In den PowerPoint-Optionen links unter „Speichern“. Hier sollte angehakt sein: „AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle … Minuten“.

Seitenverhältnis Bsp.2
Seitenverhältnis Bsp.2

Kommt es einmal zu einem Absturz von PowerPoint, erhalt man beim nächsten Start die Möglichkeit, die Datei wiederherzustellen.

Wiederherstellen nach Absturz
Wiederherstellen nach Absturz

Man sieht auch die verfügbaren Speicherzeitpunkte und wählt normalerweise den letzten Zeitpunkt aus:

Automatische Speicherung für Wiederherstellung
Automatische Speicherung für Wiederherstellung

Es gibt die Auswahl:

Öffnen der Automatische Speicherung für Wiederherstellung
Öffnen der Automatische Speicherung für Wiederherstellung

Das ist dann durchaus Gold wert und man verliert nicht alle Arbeit!

Voreinstellung automatische Schriftverkleinerung

Die zweite Voreinstellung, die man generell machen kann, ist das abschalten der Schriftverkleinerung. Was ist das überhaupt und warum ist diese Funktion in PowerPoint integriert?

Gehen Sie bitte in den Platzhalter für die Überschrift (es ginge auch in jedem anderen Platzhalter nur bei diesem ist es schneller deutlicher).

Sobald der Cursor sich in dem Feld für die Überschrift befindet, sehen sie oben unter Schriftart neben der Schrift die Größenangabe der Schrift – im folgenden Screenshot „60“.

Größe der verwendeten Schrift
Größe der verwendeten Schrift

Soweit noch so gut. Wenn wir nun wild lostippen und der Platz nicht mehr ausreicht, wird die Schriftgröße in diesem Platzhalter einfach angepasst.

Schriftgröße wird automatisch im Platzhalter angepasst
Schriftgröße wird automatisch im Platzhalter angepasst

Im Beispiel sieht man, dass mitten im Satz bei dem Wort „vorgeseh..“ der Platz wohl nicht mehr ausreicht und die Schriftgröße angepasst wird. Unter Start bei Schriftart springt die Schriftgröße von den üblichen 60 auf 54.

Genauso erscheint neben unseren Platzhalter ein unscheinbares Symbol:

Symbol bei automatischer Anpassung der Schriftgröße
Symbol bei automatischer Anpassung der Schriftgröße

Anhand dieses Symbols kann dieser automatische Schritt einerseits rückgängig gemacht werden bzw. das Verhalten von PowerPoint auch prinzipiell eingestellt werden.

Rückgängig machen der automatischer Anpassung
Rückgängig machen der automatischer Anpassung

Hier haben wir die Einstellung „keine automatische Anpassung des Platzhalters“. Dies wollen wir, da jedes mal, wenn von einer Folie zur anderen Folie eine Schriftgröße sich ändert, auch unruhe beim Zuschauer entstehen kann, der sich überlegt, was hat sich denn da geändert und warum.

Grundsätzlich kann man auch die Reaktion in den Einstellungen verändern.

Dazu im Menü oben über „Datei“ die „Optionen“ auswählen.

Optionen von PowerPoint ändern - Dokumentenprüfung
Optionen von PowerPoint ändern - Dokumentenprüfung

Hier die Dokumentenprüfung auswählen. Auf der rechten Seite erhalten wir die „AutoKorrektur-Optionen“. Hier versteckt sich das Verhalten der automatischen Schriftgrößenanpassung.

AutoKorrektur-Optionen in PowerPoint 2019
AutoKorrektur-Optionen in PowerPoint 2019
Schaltfläche für AutoKorrektur-Optionen anzeigen
Schaltfläche für AutoKorrektur-Optionen anzeigen

Sollte kein Icon für die automatische Schriftgrößeneinstellung angezeigt worden sein (was für ein Satz), dann wurde hier das Häckchen nicht gesetzt bzw. deaktiviert.

Wir wollen aber in den zweiten Reiter „AutoFormat während der Eingabe“.

deaktivieren von Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen
deaktivieren von Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen

Sobald wir die 2 Punkte „Titeltext und Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen“ deaktivieren, ist das lästige Verhalten weg.

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