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Tabellen/Abbildungen beschriften mit Word 2010

Tabellen und Abbildungen dienen in wissenschaftlichen Texten nicht nur der optischen Abwechslung, sondern liefern Informationen in übersichtlicher Form. Die einzelnen Tabellen und Abbildungen – egal ob Fotos, Grafiken, Diagramme oder Scans – müssen dabei beschriftet und durchnummeriert werden. Diese Nummerierung findet sich dann zu Beginn der Arbeit nach dem Inhaltsverzeichnis als Tabellen- und/oder Abbildungsverzeichnis wieder.

Empfehlenswert ist, dass die Grafik/Tabelle den Standard "Mit Text in Zeile" beibehält. Dann ist später eine garantierte saubere Zuordnung möglich.

Ansicht der Formatierung von Grafiken/Tabellen - „Mit Text in Zeile“
Ansicht der Formatierung von Grafiken/Tabellen - „Mit Text in Zeile“

Das neue Word ist der freien Platzierung gegenüber toleranter, aber es kommen nicht immer vorhersehbare Probleme vor. Vor allem, wenn man freie Platzierung und „mit Text in Zeile“ mischt, denn Word sucht für die Verzeichnisse (Kap. 1.5.5, S. 30) erst alle Beschriftungen im „normalen“ Text und führt sie auf, dann in einem zweiten Durchlauf die in Textfeldern. Ist die Beschriftung 1 im Textfeld, die Beschriftung 2 aber im Text, erscheint im Verzeichnis erst die Abbildung 2 und danach die Abbildung 1!

In Wordversionen < Office 2010 ist, damit Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse klappen, die Einstellung „Mit Text in Zeile“ überlebenswichtig, denn dort werden Beschriftungen in Textfeldern gar nicht gefunden.

Beschriftung zufügen

Der sichere Weg für die Beschriftung meiner Tabelle oder Grafik ist die rechte Maustaste.

Ansicht für Beschriftung einfügen
Ansicht für Beschriftung einfügen

Eine Tabelle wird markiert durch einen Klick auf den Anfasser (das kleine Quadrat am linken oberen Eck mit dem Kreuz).

Ansicht um Tabellen zu markieren
Ansicht um Tabellen zu markieren

Danach für die Beschriftung denselben Weg wie für die Grafik: rechte Maustaste und dann „Beschriftung …“ auswählen.

Ansicht der Tabellenmarkierung und Beschriftung einfügen
Ansicht der Tabellenmarkierung und Beschriftung einfügen

Word erkennt nun, dass ich gerade an einer Tabelle (bzw. Grafik) arbeite, und schlägt mir eine passende Beschriftung vor.

Ansicht des Fensters Beschriftung
Ansicht des Fensters Beschriftung

bzw.

Ansicht Beschriftung
Ansicht Beschriftung

Mein Cursor blinkt hinter der Zahl, hier kann ich nun die Beschreibung einfügen. Weitere wichtige Felder sind fürs Erste noch die Bezeichnung (hier kann ich noch andere Bezeichnungen auswählen) und – wichtig! – die Position: „Über dem ausgewählten Element“ oder „Unter dem ausgewählten Element“. Wie ich mich entscheide? In manchen Fachbereichen gibt es dazu Standards, dann bitte einfach diese einhalten. Ansonsten ist es eine Frage des Geschmacks. Egal wie die Entscheidung fällt: Sie gilt dann für alle Abbildungen bzw. Tabellen! Häufig tragen auch Tabellen ihre Beschriftung darüber und Grafiken darunter. Oder auch andersherum.

Beschriftung beschriften und einfügen
Beschriftung beschriften und einfügen

Nochmals zur Erinnerung:

Egal ob die Beschriftung über oder unter dem Element steht: Es muss in der Arbeit pro Kategorie (Tabelle, Abbildung etc.) durchgängig gleich sein!

So, nun aber ans Werk, beschriften wir die Tabelle und klicken wir auf OK!

Ansicht der eingefügten Beschriftung für Tabelle
Ansicht der eingefügten Beschriftung für Tabelle

Also handelt es sich auch hier um ein Feld, und das bedeutet:

Blaugrau hinterlegt = Feld = Word rechnet selber

Wenn ich nun eine zweite Tabelle davor setze und beschrifte, so aktualisiert sich das Feld automatisch und aus meiner Tabelle 1 wird richtigerweise die Tabelle 2.

Ansicht der Beschriftung für zwei Tabellen
Ansicht der Beschriftung für zwei Tabellen

Für nachträgliche Korrekturen brauche ich kein Beschriftungsformular, ich kann einfach in die Beschriftung hineinschreiben oder herumlöschen wie in normalen Text. Nur bitte das Feld in Ruhe lassen, sonst kann Word nicht zählen!

Beschriftungen anpassen

Neue Bezeichnung

Angenommen, ich habe 2 verschiedene Arten von Bildern in meiner Arbeit: zum einen Grafiken, in denen Zusammenhänge dargestellt werden, zum anderen Fotografien. Dies kann man nun alles unter der Rubrik „Abbildung“ laufen lassen, aber wenn es eine größere Menge an Bildern ist und ihr Verhältnis ausgewogen, kann es auch sinnvoll sein, beide Arten separat zu kategorisieren. Diese Kategorie lege ich nun beim Beschriften eines Fotos an, indem ich beim Beschriften (rechte Maustaste – Beschriften …) den Button „Neue Bezeichnung …“ anklicke und einen neuen Namen vergebe.

Ansicht des Fensters für neue Beschriftung hinzufügen
Ansicht des Fensters für neue Beschriftung hinzufügen

In Zukunft kann nun bei „Bezeichnung“ auch Foto ausgewählt werden.

Ansicht der Auswahl der neuen Beschriftung
Ansicht der Auswahl der neuen Beschriftung

Beschriftung ohne Bezeichnung

Bei wenigen eingefügten Elementen ist es eventuell gar nicht nötig, zwischen Abbildung, Tabelle etc. zu unterscheiden, eine fortlaufende Nummerierung würde vollauf genügen. In diesem Fall klickt man „Bezeichnung nicht verwenden“ an, es erscheint dann nur das Zahlenfeld ohne Kategorie.

Ansicht Fester Beschriftung – Bezeichnung nicht in der Beschriftung verwenden
Ansicht Fester Beschriftung – Bezeichnung nicht in der Beschriftung verwenden

Wohlgemerkt, in der Abb. 1 sieht man noch „Abbildung“ stehen, die Bezeichnung wird also fallweise ein- und wieder abgeschaltet.

Nummerierung

Die Nummerierung mit 1,2,3 … ist zwar eine der häufigsten, aber nicht die allein denkbare und auch nicht die allein verwirklichbare. Machbar sind auch Groß- und Kleinbuchstaben oder große und kleine römische Ziffern …

Ansicht der Fenster zur Änderung von Nummerierung der Beschriftung
Ansicht der Fenster zur Änderung von Nummerierung der Beschriftung

… oder auch eine nicht fortlaufende, sondern nach Kapiteln getrennte Zählweise, die ich an meine Gliederungsart anpassen kann.

Fenster – Nummerierung der Beschriftung
Fenster – Nummerierung der Beschriftung

Bei sehr vielen Bildern eine Möglichkeit, dem Leser eine bessere Übersicht zu bieten als mit „Abbildung 123“.

Ansicht – Beschriftung unter Bild/Grafik
Ansicht – Beschriftung unter Bild/Grafik

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