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Abbildungs-/Tabellenverzeichnis automatisch erstellen mit Word 2010

Wer einmal in die Beschriftung klickt, kann entdecken, dass es sich dabei um eine Formatvorlage namens „Beschriftung“ handelt. Analog zu den Formatvorlagen „Überschrift“ hat damit ebenfalls Word nun die Möglichkeit herauszufinden, was alles eine Abbildung oder eine Tabelle ist, um ein Verzeichnis daraus zu erstellen. Dabei ergibt jede von uns verwendete Kategorie = Bezeichnung ein eigenes Verzeichnis.

Die Vorgehensweise ist ebenfalls fast gleich wie beim Inhaltsverzeichnis:

Verweise – Beschriftungen – Abbildungsverzeichnis einfügen

Menüleiste – Abbildungsverzeichnis einfügen
Menüleiste – Abbildungsverzeichnis einfügen

Hier noch auswählen, über welche Kategorie sich das Verzeichnis erstrecken soll – Tabelle, Abbildung, Foto …

Ansicht des Fensters Abbildungsverzeichnis
Ansicht des Fensters Abbildungsverzeichnis

auf OK klicken und das war es fürs Erste…

Ansicht des Abbildungsverzeichnisses im Text
Ansicht des Abbildungsverzeichnisses im Text

Lasse ich den Haken bei „Kategorie und Nummer“ weg, steht nur meine Beschreibung da mit der Seitenzahl – ganz praktisch vielleicht für einen Projektbericht oder Ähnliches. Hier im Bild das Tabellenverzeichnis ohne Kategorie und Nummer, im Gegensatz zum Abbildungsverzeichnis.

Ansicht des Abbildungs- und Tabellenverzeichnisses im Text
Ansicht des Abbildungs- und Tabellenverzeichnisses im Text

Für den wissenschaftlichen Bereich jedoch – und für diesen ist diese Anleitung schließlich gedacht – ist dies nicht der richtige Weg. Wichtig ist hier immer eine eindeutige Zuordnung. Man muss jederzeit auf alles verweisen können, und das geht nun mal gut mit „Tabelle 3“ oder „Abbildung II-3“, nicht aber mit „Flusslängen“.

Problemfall lange/seitliche Beschriftungen: Tabellenlösung

In manchen Arbeiten, v. a. in bestimmten Studienfächern, ist eine sehr ausführliche Beschriftung des eingefügten Elements nötig. In unserer bisherigen Vorgehensweise ergibt dies ein katastrophales Abbildungsverzeichnis, denn in dieses wandert der gesamte Beschreibungstext.

Ansicht einer langen Beschriftung im Abbildungsverzeichnis
Ansicht einer langen Beschriftung im Abbildungsverzeichnis

Was also tun? Wir müssen also irgendwie die Abbildung mit einer Kernbeschreibung abtrennen von dem ergänzenden Text.

Eine Möglichkeit dazu ist, alle drei Elemente in eine (unsichtbare) Tabelle zu setzen. Diese Tabelle kann ich auch am Stück mal verschieben, ohne dass Bild, Beschriftung und ausführliche Beschreibung getrennt würden.

Zunächst eine Tabelle mit 1 Spalte und 2 Zeilen erstellen; in die erste Zeile kommt das Bild, darunter setzen wir eine kurze, markante Beschriftung wie in Kap. ‎1.5.4.1. In die Zeile darunter kommt der längere Teil, am besten in derselben Schrift wie die Beschriftung (in diesem Fall Times 10 Pkt. fett).

Ansicht von Bild/Grafik und Beschriftung in einer Tabelle
Ansicht von Bild/Grafik und Beschriftung in einer Tabelle

Wenn wir nun noch der Tabelle die Umrahmung nehmen,

Menüleiste – Rahmen der Tabelle wegnehmen
Menüleiste – Rahmen der Tabelle wegnehmen

sieht dies für den Leser ganz harmlos aus.

Ansicht der bearbeiteten Tabelle im Text
Ansicht der bearbeiteten Tabelle im Text

Hier nun das Druckbild:

Ansicht des Druckbildes
Ansicht des Druckbildes

Und im Inhaltsverzeichnis erscheint nur die erste Zeile mit der Kurzbeschreibung.

Ansicht der Lösung für lange Beschriftungen im Abbildungsverzeichnis
Ansicht der Lösung für lange Beschriftungen im Abbildungsverzeichnis

Word ist es also egal, ob das Feld mit der Abbildungsnummerierung in einer Tabelle oder im Fließtext steht.

Ebenso kann ich agieren, wenn ich (z. B. für eine Formel) die Beschriftung rechts außen machen muss. Denn Word kann eine Beschriftung nur ÜBER oder UNTER ein Objekt setzen, nicht daneben. Ich mache also eine Tabelle mit 2 Spalten, setze in die linke meine Formel, beschrifte sie und kopiere diese Beschriftung in die rechte Spalte – fertig!

Ansicht für Beschriftung rechts neben z.B. Formeln mit Hilfe von Tabelle
Ansicht für Beschriftung rechts neben z.B. Formeln mit Hilfe von Tabelle

Längere Beschriftung ohne Zeilenumbruch: Lösung „verborgene Formatierung“

Will man nun eine längere Beschriftung haben, bei der der Beginn des Textes ins Abbildungsverzeichnis soll, der Rest aber nicht, OHNE DASS man mit einem Zeilenumbruch arbeiten will, so wird es zunächst nicht einfach. Denn ins Abbildungsverzeichnis kommt alles mit der Formatvorlage „Beschriftung“. Den nicht gewünschten Text kann ich nun nur dann separat als Formatvorlage Standard behandeln, wenn es ein neuer Absatz ist (also einmal Returnzeichen gedrückt), denn sowohl Beschriftung als auch Standard sind Absatz-Formatvorlagen. Sollen beide in derselben Zeile stehen, aber zweierlei Absatz-Formatierung aufweisen, brauche ich Trick 17: Die Möglichkeit, einen Absatzende-Zeichen als „verborgen“ zu deklarieren. Dann habe ich keinen ausgedruckten Zeilenumbruch, obwohl es sich um 2 Absätze handelt.

Hier nun Schritt für Schritt:

  1. Alle Zeichen anzeigen lassen (wenn noch nicht geschehen) mit Start – Absatz – Alle anzeigen bzw. STRG + *
  2. Beschriftung wie gewohnt machen (Rechte Maustaste – Beschriftung):
    Abbildung 1: Text für Verzeichnis. Text raus aus dem Verzeichnis.
  3. Zwischen „Text für Verzeichnis“ und „Text raus aus dem Verzeichnis“ einen Absatz machen (Return)
  4. Absatz-Ende-Zeichen = Returnzeichen markieren und als „Verborgen“ markieren mit STRG + SHIFT + H
  5. Die nicht gewollte, zweite Zeile mit anderer Formatvorlage versehen als die Beschriftung (Standard oder eine selbstgebaute „Nicht-Beschriftung“, die dasselbe Aussehen hat)
  6. Kontrolle: Ist die obere Zeile „Abbildung 1: Text für Verzeichnis“ noch Formatvorlage Beschriftung?
  7. Wenn man nun die verborgenen Zeichen wieder ausblendet (STRG + *), erscheint die zweite Zeile wieder in direktem Anschluss an „Text für Verzeichnis“. Für den Leser ist kein Unterschied zwischen dem Text mit Formatvorlage Beschriftung und dem Rest zu erkennen.
  8. Beim Erstellen des Abbildungsverzeichnisses kommt nur die Beschriftung „Abbildung 1 „Text für Verzeichnis“ zum Vorschein!

Dieses Vorgehen erscheint kompliziert, lässt sich aber sehr schnell umsetzen. Vor allem, wenn ich für den nicht erscheinenden Text eine Formatvorlage erstelle (z. B. FV „sieht aus wie Beschriftung“) und dann bei der Formatvorlage Beschriftung einstelle: „Formatvorlage für folgenden Absatz: ‚Sieht aus wie Beschriftung‘“ …

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