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Word Inhaltsverzeichnis erstellen - Automatische Verzeichnisse durch Formatvorlagen

Automatisches Inhaltsverzeichnis

Das wichtigste Produkt der Überschriften via Formatvorlage (siehe vorheriges Kapitel) ist das automatische Inhaltsverzeichnis.

Ein Inhaltsverzeichnis ist ein exaktes Abbild meiner Dokumentstruktur, es muss exakt mit dem Überschriftentext und mit den Seitenzahlen übereinstimmen. Besser als die Überschriften von Hand abzutippen und die Seitenzahlen nachzulesen und dann hinzuschreiben ist es, Word dies selbst machen zu lassen.

Merke:
Computer können richtig gut zählen! Lass Word so viel wie möglich selber zählen, das macht er besser als Du!

Das Vorgehen ist denkbar simpel.

Den Cursor im Text dahin setzen, wo das Inhaltsverzeichnis stehen soll (vorzugsweise weit vorne). Dann:

Verweise – Inhaltsverzeichnis

Verweis heißt, dass das Inhaltsverzeichnis nicht statisch existiert, sondern auf die jeweilige Überschrift und Seitenzahlverweist/referiert.

Inhaltsverzeichnis in Word erstellen – Menü Verweise
Inhaltsverzeichnis in Word erstellen – Menü Verweise

Wir haben hier zwei automatische und ein manuelles Inhaltsverzeichnis. Das manuelle ist nur dann nötig, wenn man Word nicht zugewiesen hätte, was eine Überschrift ist – da wir das aber getan haben, ist es unnötig.

Art des Inhaltsverzeichnisses auswählen
Art des Inhaltsverzeichnisses auswählen

Die automatischen unterscheiden sich v.a. in der Überschrift „Inhalt und Inhaltsverzeichnis“ (da legen manche Wert darauf)- Ich rate aber von diesen automatischen Inhaltsverzeichnissen ab, da sie manchmal Probleme bereiten. Besser: Klick auf „Inhaltsverzeichnis einfügen …“

Inhaltsverzeichnis einfügen – Einstellmöglichkeiten in Word 2007
Inhaltsverzeichnis einfügen – Einstellmöglichkeiten in Word 2007

Hier hätte ich nun auch noch die Ebenen definieren können: Verwende ich 5 Überschriftsebenen, kommen meist nur die ersten 3 ins Verzeichnis. Will ich alle dabei haben, kann ich die Ebenenzahl hier erhöhen – oder ggf. erniedrigen.

Inhaltsverzeichnis grau hinterlegt – Feldfunktionen
Inhaltsverzeichnis grau hinterlegt – Feldfunktionen

Klicke ich in mein Inhaltsverzeichnis, sehe ich es grau hinterlegt. Graue Hinterlegung in Word bedeutet: Es ist kein Text, es handelt sich um ein sog. FELD. Und Felder bedeuten: Word rechnet selber.

Grau hinterlegt = Feld = Word rechnet selber

Was, wenn mein Inhaltsverzeichnis nicht mehr aktuell ist, weil ich neue Kapitel, mehr Seiten, anderen Überschriftentext habe?

  1. ) Ich lösche das Inhaltsverzeichnis und mache ein neues (klingt anstrengend).
  2. ) Ich klicke 1mal in das Inhaltsverzeichnis mit der rechten Maustaste und wähle „Felder aktualisieren“.
  3. ) Ich setze meinen Cursor ins Inhaltsverzeichnis und drücke F9.
im Inhaltsverzeichnis mit der rechten Maustaste
im Inhaltsverzeichnis mit der rechten Maustaste

In Fall b) und c) fragt mich Word dann, ob ich nur die Seitenzahlen aktualisiert haben will (geht schneller) oder das gesamte Verzeichnis (dauert evtl. etwas länger, weil er auch den Text überprüft).

Seitenzahlen aktualisieren in Word
Seitenzahlen aktualisieren in Word

Tipp: Ich kann das Inhaltsverzeichnis zum schnellen Navigieren im Text verwenden: Bei gedrückter STRG-Taste mit der Maus in das Inhaltsverzeichnis fahren, das lässt den Cursor zur "Hand" werden. Mit Klick auf eine Überschrift springe ich zu diesem Kapitel.

direkt aus dem Inhaltsverzeichnis zum gewünschten Kapitel springen
direkt aus dem Inhaltsverzeichnis zum gewünschten Kapitel springen

Format verändern des Inhaltsverzeichnisses (auch Abbildungsverzeichnis etc.)

Will man das Layout des Inhaltsverzeichnisses verändern, so kann man das über die verschiedenen Vorlagen machen.

Will ich aber selbst eingreifen, z. B. den Einzug der Unterüberschriften beeinflussen, ist dies recht verwirrend versteckt:

Beim Erstellen des Inhaltsverzeichnisses unter „Ändern…“ findet man Verzeichnisse – und das sind in Wirklichkeit die verschiedenen Ebenen der Überschriften! „Verzeichnis 1“ heißt „im Verzeichnis die Überschrift 1“ etc.!

Eigentlich logisch, denn „Überschrift 1“ stand für „Wie sieht die Überschrift der Ebene 1 aus“ – und „Verzeichnis 1“ heißt „Wie sieht im Verzeichnis die Ebene 1 aus“.

Habe ich aber bereits schon das Inhaltsverzeichnis erstellt, so öffne ich zunächst die Formatvorlagen (vgl. Kap. 1.2 „Wo finde ich bestehende Formatvorlagen?“, S. 1). Wenn ich nun im Inhaltsverzeichnis in eine Überschrift klicke, ist dies die Formatvorlage „Hyperlink“ (wir erinnern uns: man kann die STRG-Taste drücken und auf den Link klicken, damit man direkt auf die entsprechende Seite hüpft). Wenn ich aber genau vor die Seitenzahl einer Überschrift 1 klicke, sieht man bei den Formatvorlagen, dass es sich um „Verzeichnis 1“ handelt (lies: im Verzeichnis die Ebene 1).

Formatvorlagen vom automatisch erstellten Inhaltsverzeichnis
Formatvorlagen vom automatisch erstellten Inhaltsverzeichnis

Hier kann ich dann wie gewohnt unter „Ändern“ die Formatvorlage 1 verändern: Schrift, Größe, Abstand vor den Überschriften Ebene 1 vergrößern, den linken Einzug als hängend usw. anpassen (damit längere Überschriften in der 2. Zeile nicht linksbündig mit der Kapitelnummer, sondern bündig zum Text beginnen).

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