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Abbildungen beschriften für Abbildungsverzeichnis in Word 2007

Abbildungen und Tabellen beschriften und nummerieren

Tabellen und Abbildungen dienen in wissenschaftlichen Texten nicht nur der optischen Abwechslung, sondern liefern Informationen in übersichtlicher Form. Die einzelnen Tabellen und Abbildungen – egal ob Fotos, Grafiken, Diagramme oder Scans – müssen dabei beschriftet und durchnummeriert werden. Diese Nummerierung findet sich dann zu Beginn der Arbeit nach dem Inhaltsverzeichnis als Tabellen- und/oder Abbildungsverzeichnis wieder.

Empfehlenswert ist, dass die Grafik/Tabelle den Standard "Mit Text in Zeile" beibehält. Dann ist später eine garantierte saubere Zuordnung möglich.

Abbildung beschriften
Abbildung beschriften

Das neue Word ist der freien Platzierung gegenüber toleranter, aber es kommen nicht immer vorhersehbare Probleme vor. In Wordversionen älter Office 2007 ist, damit man Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse klappen, die Einstellung „Mit Text in Zeile“ überlebenswichtig.

Beschriftung einfügen

Der sichere Weg für die Beschriftung meiner Tabelle oder Abbildung ist die rechte Maustaste.

Beschriftung einer Grafik einfügen über rechte Maustaste
Beschriftung einer Grafik einfügen über rechte Maustaste

Word schlägt passende Kategorie vor – hier bei einer Grafik dann Abbildung.

Text für Abbildungsbeschriftung
Text für Abbildungsbeschriftung
Ergebnis Abbildungsbeschriftung
Ergebnis Abbildungsbeschriftung

Eine Tabelle wird markiert durch einen Klick auf den Anfasser (das kleine Quadrat am linken oberen Eck mit dem Kreuz).

Beschriftung bei einer Tabelle – Tabelle erst markieren
Beschriftung bei einer Tabelle – Tabelle erst markieren

Danach für die Beschriftung denselben Weg wie für die Grafik: rechte Maustaste und dann „Beschriftung …“ auswählen.

Beschriftung bei einer Tabelle über rechte Maustaste
Beschriftung bei einer Tabelle über rechte Maustaste

Word erkennt nun, dass ich gerade an einer Tabelle (bzw. Grafik) arbeite, und schlägt mir eine passende Beschriftung vor.

Word schlägt die passende Kategorie vor – hier Tabelle
Word schlägt die passende Kategorie vor – hier Tabelle

Mein Cursor blinkt hinter der Zahl, hier kann ich nun die Beschreibung einfügen. Weitere wichtige Felder sind fürs Erste noch die Bezeichnung (hier kann ich noch andere Bezeichnungen auswählen) und – wichtig! – die Position: „Über dem ausgewählten Element“ oder „Unter dem ausgewählten Element“. Wie ich mich entscheide? In manchen Fachbereichen gibt es dazu Standards, dann bitte einfach diese einhalten. Ansonsten ist es eine Frage des Geschmacks. Egal wie die Entscheidung fällt: Sie gilt dann für alle Abbildungen bzw. Tabellen! Häufig tragen auch Tabellen ihre Beschriftung darüber und Grafiken darunter. Oder auch andersherum.

Position der Beschriftung bestimmen - über oder unterhalb
Position der Beschriftung bestimmen - über oder unterhalb

Nochmals zur Erinnerung:

Egal ob die Beschriftung über oder unter dem Element steht: Es muss in der Arbeit pro Kategorie (Tabelle, Abbildung etc.) durchgängig gleich sein!

So, nun aber ans Werk, beschriften wir die Tabelle und klicken wir auf OK!

Ergebnis der fertigen Beschriftung einer Tabelle
Ergebnis der fertigen Beschriftung einer Tabelle

Fahren wir mit dem Cursor mal nach vorn, so sehen wir, dass die Zahl 1 blaugrau hinterlegt ist. Also handelt es sich auch hier um ein Feld, und das bedeutet:

Blaugrau hinterlegt = Feld = Word rechnet selber

Wenn ich nun eine zweite Tabelle davor setze und beschrifte, so aktualisiert sich das Feld automatisch und aus meiner Tabelle 1 wird richtigerweise die Tabelle 2.

Bei den Beschriftung erfolgt automatisch die Nummerierung
Bei den Beschriftung erfolgt automatisch die Nummerierung

Für nachträgliche Korrekturen brauche ich kein Beschriftungsformular, ich kann einfach in die Beschriftung hineinschreiben oder herum löschen wie in normalen Text. Nur bitte das Feld in Ruhe lassen, sonst kann Word nicht zählen!

Beschriftungen anpassen

Neue Bezeichnung

Angenommen, ich habe 2 verschiedene Arten von Bildern in meiner Arbeit: zum einen Grafiken, in denen Zusammenhänge dargestellt werden, zum anderen Fotografien. Dies kann man nun alles unter der Rubrik „Abbildung“ laufen lassen, aber wenn es eine größere Menge an Bildern ist und ihr Verhältnis ausgewogen, kann es auch sinnvoll sein, beide Arten separat zu kategorisieren. Diese Kategorie lege ich nun beim Beschriften eines Fotos an, indem ich beim Beschriften (rechte Maustaste – Beschriften …) den Button „Neue Bezeichnung …“ anklicke und einen neuen Namen vergebe.

eigene Kategorien bei Beschriftungen in Word erstellen
eigene Kategorien bei Beschriftungen in Word erstellen

In Zukunft kann nun bei „Bezeichnung“ auch Foto ausgewählt werden.

eigene Kategorien bei Beschriftungen nutzen in Word
eigene Kategorien bei Beschriftungen nutzen in Word

Beschriftung ohne Bezeichnung

Bei wenigen eingefügten Elementen ist es eventuell gar nicht nötig, zwischen Abbildung, Tabelle etc. zu unterscheiden, eine fortlaufende Nummerierung würde vollauf genügen. In diesem Fall klickt man „Bezeichnung nicht verwenden“ an, es erscheint dann nur das Zahlenfeld ohne Kategorie.

Beschriftungen ohne Bezeichnung aber mit Nummerierung in Word
Beschriftungen ohne Bezeichnung aber mit Nummerierung in Word

Wohlgemerkt, in der Abb. 1 sieht man noch „Abbildung“ stehen, die Bezeichnung wird also fallweise ein- und wieder abgeschaltet.

Nummerierung

Die Nummerierung mit 1,2,3 … ist zwar eine der häufigsten, aber nicht die allein denkbare und auch nicht die allein verwirklichbare. Machbar sind auch Groß- und Kleinbuchstaben oder große und kleine römische Ziffern …

Art der Nummerierung umstellen
Art der Nummerierung umstellen

… oder auch eine nicht fortlaufende, sondern nach Kapiteln getrennte Zählweise, die ich an meine Gliederungsart anpassen kann.

Art der Nummerierung nach Kapiteln getrennt
Art der Nummerierung nach Kapiteln getrennt

Bei sehr vielen Bildern eine Möglichkeit, dem Leser eine bessere Übersicht zu bieten als mit „Abbildung 123“.

Ergebnis: Nummerierung mit Kapitel und Nummer
Ergebnis: Nummerierung mit Kapitel und Nummer

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