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Automatisches Inhaltsverzeichnis mit Word 2003

Das wichtigste Produkt der Überschriften via Formatvorlage ist das automatische Inhaltsverzeichnis.

Ein Inhaltsverzeichnis ist ein exaktes Abbild meiner Dokumentstruktur, es muss exakt mit dem Überschriftentext und mit den Seitenzahlen übereinstimmen. Besser als die Überschriften von Hand abzutippen und die Seitenzahlen nachzulesen und dann hinzuschreiben ist es, Word dies selbst machen zu lassen.

Merke:
Computer können richtig gut zählen!
Lass Word so viel wie möglich selber zählen, das macht er besser als Du!

Das Vorgehen ist denkbar simpel.

Den Cursor im Text dahin setzen, wo das Inhaltsverzeichnis stehen soll (Vorzugsweise weit vorne). Dann:

Einfügen – Referenz – Index und Verzeichnisse

Dann auf den zweiten Reiter „Inhaltsverzeichnis“ und OK

Einstellungen für automatisches Inhaltsverzeichnis
Einstellungen für automatisches Inhaltsverzeichnis

Referenz heißt, dass das Inhaltsverzeichnis nicht statisch existiert, sondern auf die jeweilige Überschrift und Seitenzahl referiert.

Hier hätte ich nun auch noch die Ebenen definieren können: Verwende ich 5 Überschrifts-ebenen, kommen meist nur die ersten 3 ins Verzeichnis. Will ich alle dabei haben, kann ich die Ebenenzahl hier erhöhen – oder ggf. erniedrigen.

automatisches erstelltes Inhaltsverzeichnis
automatisches erstelltes Inhaltsverzeichnis

Klicke ich in mein Inhaltsverzeichnis, sehe ich es blaugrau hinterlegt. Blaugraue Hinterlegung in Word bedeutet: Es ist kein Text, es handelt sich um ein sog. FELD. Und Felder bedeuten: Word rechnet selber.

Blaugrau hinterlegt = Feld = Word rechnet selber

Was, wenn mein Inhaltsverzeichnis nicht mehr aktuell ist, weil ich neue Kapitel, mehr Seiten, anderen Überschriftentext habe?

  1. Ich vertraue Word – beim nächsten Öffnen des Textes rechnet er frisch durch und aktualisiert das Inhaltsverzeichnis automatisch
  2. ich lösche das Inhaltsverzeichnis und mache ein neues (klingt anstrengend)
  3. Ich klicke 1mal in das Inhaltsverzeichnis mit der rechten Maustaste und wähle „Felder aktualisieren“.
  4. Ich setze meinen Cursor ins Inhaltsverzeichnis und drücke F9.

In Fall c) und d) frägt mich Word dann, ob ich nur die Seitenzahlen aktualisiert haben will (geht schneller) oder das gesamte Verzeichnis (dauert evtl. etwas länger, weil er auch den Text überprüft).

Seitenzahl aktualisieren bim automatisches erstellten Inhaltsverzeichnis
Seitenzahl aktualisieren bim automatisches erstellten Inhaltsverzeichnis

Tipp: Ich kann das Inhaltsverzeichnis zum schnellen Navigieren im Text verwenden:
Mit gedrückter STR-Taste mit der Maus in das Inhaltsverzeichnis fahren lässt den Cursor zur „Hand“ werden. Mit Klick auf eine Überschrift springe ich zu diesem Kapitel.

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